[改革之路] 三．幹部組織

改革的目的是將社團的好處保留，需要加強的地方給予改善．當了一年的幹部後，我對社團的架構跟整體運作有了基本的認識跟觀察．決定了未來的走向，就要開始組織一個能夠實踐夢想的團隊．我想淨心舍能夠有今天的成就，小淨夜市的口碑，都是歷屆幹部的辛勞換來的．為了不辜負他們的苦心，以及將社團帶到更上一層樓，幹部的人選跟架構非常的重要．

首先要仔細分析上一屆的幹部體系．

1. 幹部人數 – 今年的幹部人數跟其他社團比起，可以說是少之又少．雖然照理說人少做事會比較有效率，但是那是假設大家的意見相合並且都願意做事．就算以上的條件成立，卻很容易會出現人手短缺的狀況．加上今年跟往年比起來，社團助手的人數大打折扣．另外，到了下學期，有幾個幹部因為某些原因無法出席會議，更是雪上加霜．
2. 開會制度 – 每個禮拜一次的幹部會議，要求每個幹部出席，輪流報告．雖然這樣可以確保大家都能夠參與重要的決定跟得到最新的消息，卻因此將每個會議的時間拉長了．加上有時候大家一忙就忘了準備要報告的事項，所以在開會的時後才慢慢的想，這又添加了不必要的時間浪費．
3. 職責混亂 – 缺少了最基本的內務跟外務的分配，就會很容易的找不到人負責適當的事情．大家都會互相幫忙其他部門的做事固然是好事，但是前提是要先將自己的事務負責好才行．有了一個明確的分配，大家才可以清楚的知道自己的職責．

為了能夠讓以上的問題得到改善，我吸取各方面的建議來架構新的幹部組織．

1. 增加幹部 – 根據觀察，活動組長總是特別的忙．但是卻常常有會員抱怨說社團活動太少，總會覺得沒活動的時候很空虛．因此，我打算增加活動．若是以現在的活動數量三個活動組長都已經做的昏頭轉向，那增加活動的同時，也應該要增加活動組長的數量．每個活動由一個活動組長負責，其他的人則成為他的活動組員(Event Committee Members)．另外，若是其他部門的幹部也希望增加人手，以及為了避免活動組長沒有直接的人選協助辦活動的工作，所有的部門組長能有自己挑選一位副組長給予直接的協助．同時，這些副組長也將會是下一屆正式幹部的最佳人選．
2. 減少會議 – 在開會的時候，大部分的時間交給活動組長以及其他有幫忙策劃活動的幹部報告活動的相關細節．其他沒有參與的幹部，無可避免的感覺這次的會議像是在浪費時間．另外一半的會議則是討論要如何對外宣傳傳．真正需要所有幹部參與討論的會議稱之為General Meeting (GM)，主要為討論社團大小事務設定．另外，為討論活動而設的則稱之為Event Committee Meeting (ECM)．再活動的細節大部分都定下需要開始對外宣傳以及聯絡時，則由外務副舍長通知相關的部門組長開會．此類針對外務的會議稱之為 External Affair Meeting (EAM)．所有的會議將會要求主持人準備一份會議流程，以確保所有的討論事項都能夠在最短時間內有效率的做出決定．
   • GM – 最少一個月一次，必要的時候 ( ie. 活動前要討論每個幹部負責項目)，將會增加．
   • ECM – 主要由活動組長跟內務副舍長負責召開，並要求其他管理階層的幹部 (舍長，秘書，總務)出席．
   • EAM – 由外務副舍長召開．要求相關的部門組長跟管理階層幹部出席．

   乍看之下，會議的數量對管理階層的幹部有增無減．但是對於部門組長，卻是大幅的減少．他們除了以一個月一次為基準的GM以外，只需要出席跟他們部門相關的會議．這樣一來，所開的會議是針對每個幹部的職責，就可以減少開會”浪費”的時間．

3. 部門分配 – 在緊要的關頭能夠找到負責的人詢問相關的事情是部門分配的主要意義．在適當的時候，我還是鼓勵每個幹部能夠有力的出力，多為社團盡一份心．我計畫將幹部群以相關的性質分成兩大部門，內務以及外務，分別由內務副舍長跟外務副舍長帶領管理．內務的定義為任何屬於社團內部運作的事情．內務幹部則是包括所有的活動組長．外務的定義為任何社團對外的事情．外務幹部則包括兩個附加部門：聯絡部門的宣傳組長跟公關組長，以及技術部門的電腦組長，美術組長，跟文書組長．

個性極度樂天的我，在開始想選舍長之前就已經心裡有一些人選了．跟身邊的朋友提起明年的構想，他們都很高興的跟我說：”David，你當選的話我挺你．” 這對剛萌生當舍長念頭的我就像是一服強心劑．我彷彿已經可以看到明年的幹部群裡，有我能幹的朋友在身邊支持我的理想，一心一意的只為了推廣台灣文化的宗旨努力．新的幹部組織的誕生，多少都是這些在一開始就跟我戰同一陣線的朋友們的功勞．他們提供自己的經驗跟建議給我，讓我可以多方面的思考不同架構的好與壞後，在做出最適合社團的決定．

以下是我所架構的幹部分布圖的第一版本．可以發現我一開始因為怕找不到足夠的人選．活動組長只多增加了一名．美術跟文書的合併是考慮到舍刊內的插圖跟排版也可以教給美術組長負責．如此的話社團所創作出來的作品才比較有整體性．但是原本兩個人的工作交給一個人倒是挺叫人擔心的．不過，這只是剛開始而已，我怎麼也想不到尋找幹部的路途是這麼的漫長．